Politique de confidentialité

Nous, HÔPITAL VÉTÉRINAIRE DE L’ESTRIE 1989 INC., prenons l’engagement d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous bénéficiez de nos services ou visitez notre site web. La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer, en des termes clairs et en toute transparence, des renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que de la façon dont ils sont utilisés, communiqués et conservés, le tout dans le respect du Code civil du Québec, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de ses règlements d’application, ainsi que du Code de déontologie des médecins vétérinaires.

Au sens de la Politique, on entend par « renseignement personnel », tout renseignement concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l’identifier. Dans le cadre de vos interactions avec nous, que ce soit aux fins de bénéficier de nos services, à l’occasion d’un processus d’embauche ou lorsque vous visitez notre site web, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent, notamment, être les suivants :

• Vos renseignements d’identification (prénom, nom, identité de genre, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone);
• Tout renseignement de santé, financier, familial, psychosocial, professionnel ou autre vous concernant et que vous jugez pertinent de nous partager afin que nous soyons en mesure de prodiguer les soins nécessaires à votre animal;
• Vos renseignements professionnels, soit les renseignements pouvant se retrouver, de manière usuelle, dans un curriculum vitae, comme votre scolarité et vos expériences professionnelles antérieures;
• De manière exceptionnelle et uniquement avec votre consentement express, vos coordonnées bancaires ou de carte de crédit pour des fins d’arrangement de paiement;

Des données sur les fichiers témoins (ci-après un ou des « cookies ») de votre fureteur, liées à votre utilisation de notre site web, notamment votre adresse IP, votre identifiant, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites, ainsi que les pages consultées.

Nous nous engageons à collecter uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement de notre mandat auprès de vous, que ce soit pour l’octroi de services vétérinaires pour votre animal, dans le cadre d’un processus d’embauche au sein de notre hôpital ou lors de la consultation de notre site web. Tous les renseignements personnels que nous collectons, nous les recueillons auprès de vous et avec votre consentement (voir la section 7 de notre Politique, à cet effet). Exceptionnellement, l’un de vos proches pourrait nous partager certains renseignements personnels vous concernant, que nous recueillerons uniquement si cela est pertinent et nécessaire à la santé de votre animal. La collecte de vos renseignements personnels peut se faire en personne, lorsque vous vous présentez à notre hôpital, par courriel, par téléphone ou par l’utilisation de notre site web, en ce qui concerne vos données de navigation.

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins communiquées au moment de leur collecte ou à toute autre fin permise ou requise par les lois applicables à la province de Québec (ci-après désignées comme étant la « Loi »). De plus, seuls les membres du personnel de notre hôpital (médecins vétérinaires, techniciennes et techniciens vétérinaires, animalières et animaliers) devant avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre des services que vous allez avoir requis de notre part en prendront connaissance. Nos médecins vétérinaires ont à cœur le respect de leur secret professionnel, lequel s’applique également au personnel de soutien de l’hôpital. Nous utiliserons vos renseignements personnels notamment pour :

• Constituer et mettre à jour votre dossier à titre de client chez nous

La collecte de vos renseignements d’identification nous permettra, notamment, de constituer et de maintenir à jour votre dossier à titre de client de notre hôpital. Ces renseignements personnels nous permettront également de vous contacter lorsque nécessaire. Par exemple, pour confirmer votre rendez-vous à notre hôpital ou répondre à une demande d’information de votre part. Nous nous engageons à ne pas vous contacter ou vous solliciter à moins que cela ne soit nécessaire aux fins des services que nous vous rendons ou que cela soit requis par la Loi. À l’occasion de l’ouverture ou de la mise à jour de votre dossier chez nous, il vous sera possible de nous fournir uniquement les renseignements d’identification nécessaires afin que nous puissions entrer en contact avec vous et vous donner les services que vous aurez requis.

• Prodiguer les soins requis à votre animal

Certains renseignements personnels que nous collecterons serviront à prodiguer les soins requis à votre animal. Seuls vos renseignements personnels pouvant aider à l’amélioration de la santé de votre animal seront recueillis et conservés à votre dossier et à celui de votre animal. Il est de votre droit de ne pas nous partager certains renseignements personnels vous concernant, et ce, même si cela pouvait s’avérer nécessaire pour assurer le meilleur niveau de soin à votre animal. Dans cette éventualité, nous nous engageons, tout de même, à octroyer les soins requis à votre animal, mais dans les limites de ce qu’il nous est possible de réaliser avec les informations à notre disposition.

• Vous embaucher comme employé

Vos renseignements personnels, si vous nous les transmettez à cette fin, pourraient être utilisés dans le cadre d’un processus d’embauche dans notre équipe. Que vous nous ayez transmis vos renseignements personnels suivant un appel de candidatures de notre part ou par l’entremise de la soumission spontanée de votre candidature sur notre site web, ils ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles vous nous les avez transmis, soit pour l’évaluation de votre candidature et vous contacter, le cas échéant.

• Vous assurer une expérience optimale lors de la consultation de notre site web

Notre site web utilise des cookies. Un cookie est un petit élément d’information qui est sauvegardé sur votre ordinateur dans le but d’identifier votre navigateur pendant votre interaction avec notre site web. Nos prestataires de services utilisent des cookies et ces derniers peuvent être sauvegardés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Nous utilisons des cookies pour :

• Vous identifier lorsque vous visitez notre site web;
• Nous aider à gérer le contenu de notre site web;
• Aider les créateurs de notre site web à gérer le contenu lors de l’organisation et de la mise à jour de ce dernier;
• Sauvegarder des informations sur vos préférences et personnaliser notre site web pour vous;
• Nous aider à analyser l’utilisation et les performances de notre site web et de nos services;
• Gérer la promotion de nos services, afin de susciter l’intérêt et l’engagement.

Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés, les options de votre navigateur peuvent être configurées pour les refuser ou les supprimer.

Nous nous engageons à ne pas communiquer vos renseignements personnels, à moins que vous y consentiez ou que la Loi nous y autorise. Nous nous assurons que chacune de nos communications de renseignements personnels avec une personne externe à l’hôpital est faite en utilisant les moyens sécuritaires requis, selon la sensibilité du renseignement personnel communiqué. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Communication à des tiers avec votre consentement

Dans le cadre des soins et des services prodigués à votre animal, des analyses de prélèvements ou des radiographies, par un laboratoire partenaire, pourraient s’avérer nécessaires. Avec votre consentement, ces prélèvements ou radiographies, ainsi que certains de vos renseignements personnels d’identification pourraient être communiqués aux laboratoires avec lesquels nous faisons affaire pour des fins d’analyse. Seuls les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement de leur travail leur seront transmis. De plus, à votre demande, nous pourrions communiquer votre dossier à une autre clinique ou hôpital. Une telle communication n’aurait lieu qu’à votre demande expresse et en utilisant des moyens de communication assurant la sécurité des renseignements personnels transmis.

• Communication à des prestataires de services

À l’occasion des services que nous vous rendons, il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à certains de nos prestataires de services, tels que nos fournisseurs en matière d’hébergement, de traitement et de gestion de nos données et informations. De plus, nos conseillers en comptabilité, en fiscalité ou en droit pourraient avoir accès, lorsque requis, à des renseignements personnels en notre possession. Aucun de nos prestataires de services n’est cependant autorisé à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels que nous détenons à leurs propres fins commerciales ou autres. Ces communications à des personnes externes à notre hôpital se font en conformité avec les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

• Communication requise par la Loi

Il est également possible que nous ayons à communiquer vos renseignements personnels si la Loi nous l’exige. Cela pourrait notamment être le cas si nous recevons une ordonnance d’une autorité compétente nous l’exigeant ou un mandat de perquisition en ce sens. Si une telle situation se produit, il est dans nos pratiques internes d’obtenir les recommandations de nos conseillers juridiques avant de communiquer ou non vos renseignements personnels.

• Communication à l’extérieur du Canada

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, les tiers ou nos prestataires de service à qui nous communiquons vos renseignements personnels pourraient communiquer ces derniers à l’extérieur du Canada, notamment pour des fins de sauvegarde et de conservation. Toutefois, nous nous assurons de faire affaire avec des tiers et des prestataires de services qui respectent la Loi et dont les communications de renseignements personnels à l’extérieur du Canada s’y conforment.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exigences législatives,  professionnelles et déontologiques concernant la conservation de certains types de documents ou informations.

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou communiquons vos renseignements personnels, et ce, afin d’obtenir un consentement éclairé de votre part. Votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels peut être explicite ou implicite, mais nous nous assurons de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en la matière. En requérant nos services ou en consultant notre site web, vous consentez implicitement à nous transmettre les renseignements personnels vous concernant nous permettant de vous donner les services que vous désirez ou de vous assurer une expérience optimale lorsque vous naviguez sur notre site web. À moins que la Loi ne prévoie autrement, vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, et ce, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels identifié et dont vous trouverez les coordonnées à la section 10 de la présente Politique. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts ou les fonctionnalités de notre site web. Si une telle situation devait se produire, notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de vous expliquer les implications que pourrait avoir le retrait de votre consentement, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée. Nous nous réservons le droit de cesser de vous offrir nos services si le retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels nous empêche de donner les soins requis à votre animal, et ce, dans les règles de l’art exigé par notre profession et notre code de déontologie.

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues en matière de sécurité de l’information, afin d’assurer la protection des renseignements personnels que nous détenons. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme à la Loi, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître vos renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission ou de conservation de l’information n’est complètement sécuritaire. Il nous est donc impossible de garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la section 10 de la présente Politique.

Dans certaines circonstances et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous disposez de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels. Ces derniers sont les droits suivants :

• Le droit d’accès à vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces derniers dans le délai légal prévu de 30 jours. Vous pouvez également demander que vos renseignements informatisés soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. Conformément à la Loi des frais raisonnables peuvent vous être exigés afin d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons et qui vous concernent;
• Le droit de faire rectifier vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts;
• Le droit de retirer votre consentement. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps. Comme mentionné à la section 7 de la présente Politique, notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de vous expliquer les impacts qu’un tel retrait pourrait avoir sur les services qui vous sont rendus par notre hôpital;
• Le droit à la désindexation de vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire. Soyez cependant informé que nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à cette fin.

Le droit de porter plainte à la Commission d’accès à l’information. Si vous considérez que notre hôpital n’a pas respecté vos droits en matière de protection de vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de Commission d’accès à l’information.

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Dre Anne-Elyse Choquette

Responsable de la protection des renseignements personnels

2736, rue Galt Ouest

Sherbrooke (Québec) J1K 2V8

Téléphone : 819-562-8585

Courriel : gestion@hvestrie.com

Lorsque vous adressez une demande à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, il est important de fournir suffisamment de détails pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Il est possible que nous vous demandions de vérifier et confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente Politique. Toute modification apportée à la Politique entrera en vigueur lorsque nous publierons sa version révisée sur notre site web. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la Politique, vous acceptez les changements qui y sont apportés. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de cette Politique régulièrement afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Date d’entrée en vigueur de notre Politique de confidentialité : 8 avril 2021

Date de la dernière mise à jour de notre Politique de confidentialité : 14 mars 2024